数据对于ERP系统的重要性是不言而喻的，那么，我们该如何理解利用这些数据呢？这次我们先讲讲ERP基础数据的整理和安全问题：
一、如何做到ERP基础数据的整理？
参与过ERP项目实施的人都应该知道，ERP项目实施能够成功，关键在于细节。有人这样说，ERP不难，只是很繁。这里所说的繁，指的就是整理ERP基础数据的过程。整理ERP基础数据的确很繁琐，这个过程并不比ERP上线轻松，但它并不难，只要坚持，就一定能够实现。ERP项目实施成功靠的是三分技术，七分管理，十二分数据。可见，ERP系统中基础数据整理的重要性。
ERP系统中共有三大数据源，分别为工程数据源，库存数据源和其它各项参数的设置。其中，工程数据源和库存数据源占据了整个ERP系统数据库的90%，它们的整理难度也是最大的，整理周期也是最长的，需要花费更多的精力去处理，必须在项目实施的前期准备完成。而各项参数的设置是一个循序渐进的过程，包括项目实施成功后对系统的日常维护。
工程数据源主要包括建立科学的编码体系、物料主文件（ITMB）的建立、BOM（物料清单）的搜集和整理、产品工艺路线的确定等。鉴于建立工程数据库的工作量较大，又是一项长期的工作，必须有组织上的保证才能完成，加上工程数据的整理与录入涉及到许多业务部门，因此，需要成立由多个部门的业务人员组成的工程数据小组。该小组一般由ERP工程的项目负责人直接领导，要求企业标准化小组、信息部的成员加入。
数据小组主要职责是负责ERP系统编码体系的建立与维护，整理、规范企业的工程数据，保证企业工程数据的规范性、准确性。建立科学的编码体系，所涉及的部门非常多，因为一套完整的编码体系包括物料编码、供应商编码、客户编码、库位编码、计划员/采购员编码等。其中，物料编码的工作量是最大的，不同工序之间不同层次间的产成品都应该有自己的编码，它包括原材料、外购件、毛坯、零件、部件、产品等，编码体系必须在工程BOM数据整理前完成，随后要求深入到设计部门。一方面，设计图引用的物料应有编码，便于通过接口程序导入ERP系统。另一方面，进行产品设计时可通过ERP系统的相关查询工具，直接查询并引用ERP系统中的物料编码，这样便于物料编码的推广应用，也可以在应用中去检查编码的准确性。
在物料编码的过程中，一定要避免“重复编码”和“一物多码”的情况，如果有要及时纠正。随着数字化的发展，物料编码不要赋予它太多的含义，目前大多是采取“纯数字编码”，越简单越好.从大类能够分清就可以了，如“0”开头的表示成品，“1”开头的表示五金件，“2”开头的表示塑胶件，“3”开头的表示油漆类等。物料编码一定要有可扩展性和延伸性，便于企业今后的发展。
产品的BOM结构，其实在任何制造型企业里都是存在的，就是不上ERP系统，研发部门也应该有一套相关产品的物料清单，只不过是没有规范化。对BOM数据的整理关键是搜集现成的物料清单，并对它进行修改，包括格式的修改和错误的纠正，以及物料编码的匹配等。对BOM进行整理时，物料描述一定要规范合理，尽量采取国际和国内的一些标准化描述，BOM表的结构层次一定要清楚明了，那些是父项，那些是子项，那些是虚拟项，那些是副产品。应该设立什么样的工作中心，以及相关工作中心的产能设置等。一套BOM表完成后，要建立严格的审核机制，认真检查和审核，保证BOM表的准确性。
BOM表录入系统存在较大的工作量，一套好的ERP产品，应该具有成批直接导入BOM表的功能，这样可以给BOM录入系统带来较大的方便。物料编码也可以成批直接导入到系统中，导入到系统中的物料编码不是单纯的编码，它还包括对应的物料描述、分类、计量单位、制购代码等等，也就是形成了所谓的物料主文件（ITMB）。一般的ERP系统，每一条物料数据都提供了许多关于该物料的描述参数，用户并不一定对每个参数都要设置，只需设置那些系统运行时必需的以及对自己进行物料管理时有用处的参数。进行物料数据设置时，有些字段的内容是必须用户自己先定义后再从中进行选择的。另外的一些字段的内容则可从系统提供的可选项里进行选择。对于没有可选值的字段内容，用户在建立物料记录时按实际值输入即可。
库存数据源主要有仓库基础数据的准确性，仓库类型的设置，库位的设置，仓库交易类型参数的设置等。其中仓库基础数据的整理非常重要，如果先期的仓库管理比较规范，账物相符率较高，那只是将这些账物数导入到系统就可以了。如果账物相符率较低，那还要花很大的力气去整理仓库的账物数。首先要在流程上要规范仓库的收发管理，包括仓库管理十大原则，无论是借料、补料还是物料退换，必须严格按照流程来操作，建立一套对仓管员有效的绩效考核方式，加强对仓管员日常工作的抽查。对一些数量差异较大的配件，可以采取循环盘点的方法，对其进行盘点，纠正错误，找出产生差异的原因。只有这样坚持下来，仓库的账物才会越来越准确。特别是在ERP系统切换初期，尽管有些库存数不是很准确，但我们还是要坚持用系统的账物数，坚决丢掉手工帐，只保留一套帐，只有经过这样的一个磨合期，系统的数据才会越来越准。
库存管理经常用到的物料操作都是基于仓库和库位的，包括库位的建立（LMMT），移库（IMTR），发料（PICK）等，企业所有库存业务都涉及到仓库，主要有厂内外、租用的库房，车间库，倒冲库等，都应纳入系统的管理，明确定义。在设置仓库时，要先定义仓库的类型。在制造业企业，一般可以设置的仓库类型有：原材料库、配件仓库、半成品库、成品库、废品库等。仓库数据的设置，可以根据仓库的不同类型来进行，同一种类型也可以根据不同的需求设置多个仓库。在设置库位前，可以先对整个仓库进行分区，即设置库区。
在ERP系统中，库区的设置主要以物理方位进行，如东、西、南、北区；或者根据实地的划分，按顺序来分区。库位就是指仓库中物料存放的货架，在库区中按地点和功能进行划分，来存放不同类别或处于不同状态的物料。如物料质检前后应该分开存放，就要设置两个库位来区分，一个是待检库，一个是合格品库。库位的设置，可以方便仓库中对物料的组织，以及出入库时对物料的管理。
二、如何让ERP系统数据更安全？
从企业发展的长远角度来看，要想持续健康运营，为未来企业更好的发展甚至为上市做准备，就必须有安全的ERP数据，那么如何让ERP系统的数据更加安全呢？
1.制定ERP系统数据标准
ERP系统数据要求应该是怎么样的？哪些是关键数据为必填项？填写的规范要求是什么样的？应该多长时间填写一次？应该由谁来填？填写的时候会有哪几个场景？等等这一切都需要明确！由于ERP软件中涉及到的数据千千万万，不可能把所有数据都列进来，因此在这里需要列举的一定是涉及到企业运营核心的几个数据，而这几个数据的输出都应该是直接和企业的运营管理指标直接相关的，只有这样才能确保效果。
2.制定ERP系统数据验证策略
如何验证ERP系统内数据是正确的呢？在这里一定需要有一个校验机制，如：总额校验、分项数据校验、相关数据校验、人工校验等多种方式，只有确定了数据验证策略，才可以考虑把这些验证策略做成数据验证工具，通过系统进行自动化检验，大大提高数据校验的效率。
3.制定ERP系统数据安检机制
需要确定数据安检的周期，是一周检查一次，还是一个月查一次，或者是季度、半年？哪些数据是需要一个月查一次的？哪些数据是季度或一年才查一次的？随着业务类型的不同，数据的安检周期也应该是不同的。另外，数据安检是由企业自行来完成，还是作为软件服务商的增值服务来完成，还和企业的预算、人员编制、服务商能力、双方的合作深度有着直接关系。
4.制定数据安检之后的改进措施
数据有问题了怎么办？整改呀。怎么改？是软件问题，还是操作问题，或者是业务规则与流程的问题？都需要对问题进行仔细分析，并将问题落实到责任人头上，推动改进。只有这样才能够把系统越用越顺畅，而系统中的数据也能够越来越准确，越来越及时。
下期我们将针对ERP业务数据迁移注意要点进行分享。
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